問い合わせフォームからの迷惑な営業を撃退する方法とは？

• 「問い合わせフォームから営業メールばかりが来て困っている」
• 「問い合わせフォームからの迷惑な営業メールの対策方法が知りたい」

問い合わせフォームから来る、営業メールの対応に悩んでいませんか？

サイト運営をしていると、他社の目に留まることで、自社サイトへお問い合わせが来るようになります。本来、お客様になるかもしれない他社の目に留まることは、ビジネスチャンスが広がるため、ありがたいことです。

見込み客からの連絡は、見逃したくないですよね。

見込み客を見逃さないためには、問い合わせフォームからの連絡を1通ずつ開封して確認する必要があります。しかし、時間をかけて問い合わせフォームの連絡内容を確認しているにも関わらず、「自社の見込み客ではない、営業メールが混じっていた」という苦い経験をしている担当者も多いのではないでしょうか。

他社からの営業メールは、自社にとって業務を効率化させるなど、メリットが感じられる提案であれば、大歓迎したいところです。

しかし実際は、多くの問い合わせフォームから送られてくる営業メールは、「わざわざ開封して内容を確認した時間がもったいなかった」と、うんざりすることが多いことも事実でしょう。

この記事では、問い合わせフォームからの、迷惑な営業メールへの対策方法を4つの視点で解説しています。

• なぜ問い合わせフォームから営業してくるのか？
• 問い合わせフォームを利用した営業メールを迷惑だと感じる理由
• 問い合わせフォームに来る迷惑な営業メールを未然に防ぐ方法5選
• 問い合わせフォームにすでに来てしまった迷惑な営業メールへの対処方法3選

この記事を読めば、問い合わせフォームから来る、迷惑な営業メールを激減させることができるはずです。

迷惑な営業メールの数を減らすことができれば、本来の業務に充てられる時間も増えるはずです。この記事を参考にして、ぜひ、実践してみてくださいね。

 

なぜ問い合わせフォームから営業してくるのか？

迷惑な営業メール対策をするなら、まずは、相手の意図を知ることが近道です。

では、なぜ、問い合わせフォームから営業をしてくるのでしょうか？問い合わせフォームから営業してくる理由を、解説していきたいと思います。

新規顧客獲得に効率的な手段だから

	対面営業	問い合わせフォーム営業
新規顧客	△	〇
既存顧客	〇	〇

従来の対面での営業と比べてみましょう。

問い合わせフォームからの営業は、従来の対面営業では難しかった「面識のない企業へのアプローチが気軽にできるようになる」という魅力があります。また、面識がないにも関わらず、問い合わせフォームからの営業は、反響率が高く、営業効率の高さがポイントにあります。

ではなぜ、問い合わせフォームからの反響率が高いのでしょうか？

理由は、問い合わせフォームに届いた内容は、サイト運営の決裁者である可能性が高いためです。

多くの企業は、各担当者の上に課長や部長などの責任者がいるピラミッド構造になっているはずです。いち担当者の目に留まったとしても、決定権は、その担当者の上司に当たる、課長やその上長である部長などにあります。最終的な決裁者への承認までの道のりが長ければ長いほど、自社サービスとの契約は難しくなってしまう可能性が高まります。

しかし、中小企業やベンチャー企業を相手にすれば、決裁者までの道のりが、短く済む可能性が高まります。中には、問い合わせフォームの確認は、決裁者自身が行っている場合もあるほどです。決裁者の目に触れることができれば、自ずと新規顧客獲得の道筋が見えてくるでしょう。このような背景を知ると、新規顧客獲得に奮闘している企業が、問い合わせフォームから営業したくなる理由もうなずけそうですね。

また、「新規顧客の獲得は、既存顧客の5倍のコストがかかる」とよく言われています。だからこそ、「いかに、効率的に新規顧客の獲得ができるか？」は企業にとって、大きな課題ともいえるでしょう。

コロナ禍でのオンライン営業ツールに最適だから

昨今、新型コロナウイルスが、世界中に猛威を振るっている世の中が続いています。

従来から主流だった対面の営業スタイルは、新型コロナウイルス対策をすることと相性が良いとはいえません。

問い合わせフォーム営業は、性質上、オンラインで企業と連絡を取ることになります。そのため、自ずと、相手企業の担当者と対面で会話する必要がないため、コロナ禍において、「感染対策をしながら営業できるスタイル」ともいえるでしょう。

特に、「コロナ禍×新規顧客開拓」では、問い合わせフォーム営業が、有効な営業手段と考える企業も多いでしょう。

なぜなら、感染リスクを背負って顧客になるかわからない企業へいきなり出向くよりも、感染リスクを軽減した営業ができると考えられるからです。

社名を覚えてもらえるから

新規顧客獲得の第一歩は、まず自社の存在を知ってもらうことです。問い合わせフォーム営業なら、今まで自社の存在を知らなかった企業にも、オンラインで簡単に認知してもらえる可能性を秘めています。

そのため、新規顧客を獲得したい企業としては、問い合わせフォームから連絡することが重要と考えている企業もあるのです。

問い合わせフォームを利用した営業メールを迷惑だと感じる理由

次に、問い合わせフォーム営業をされた側の立場に立って、考えてみましょう。

不特定多数向けの定型文だから

問い合わせフォーム営業のメール文は、ほとんどの場合、定型文だと感じる人が多いのではないでしょうか。

問い合わせフォーム営業をする側としては、問い合わせフォーム営業の効率を上げるため、定型文のメールを送ってきている可能性があります。

しかし、問い合わせフォーム営業の受け手からすれば、定型文の営業メールは、自社にとってのメリットを感じにくいのではないでしょうか。

なぜなら、誰に対しても同じ内容では、誰にでも当てはまりそうな内容なので、自分事として受け止めにくいからです。

無駄に文章が長いから

多くの問い合わせフォームからの営業メールは、今までまったく自社のことを知らなかった相手に、自社の商品を売り込むことになります。しかも、文章だけで一から自社商品を紹介し、購入してもらうためのアピールが必要になります。

そのため、想いが強いゆえに、長文になってしまうことがあります。

しかし、営業メールの受け手にとっては、まとまりのない文章を解読する時間が惜しいと感じることも事実でしょう。

なぜなら、今後の取引を望んでいないにも関わらず、まとまりのない文章の解読に稼働時間が奪われていくことは、「作業効率を下げる無駄な時間」と感じてしまうからです。

押しつけがましい提案内容だから

問い合わせフォームからの営業は、メールという特質から、すべてが文章のみで完結します。文章のみでしか、自社商品をアピールすることができないため、しばしば強めの言葉を使って自社商品を売り込む企業もあります。

しかし、知らない企業から、強い語気で営業されると、押しつけがましく感じて、うんざりしてしまう担当者も多いのではないでしょうか。

定期的に営業メールを送って来て、しつこいから

問い合わせフォームからの営業は、すべてオンラインで完結します。対面時と比べると、労力をかけずに営業することができます。

そのため、反応をもらえない場合、「繰り返し連絡をすることで、目に触れる機会を増やす」という手法があります。繰り返し連絡を入れることで、リマインドのように機能するので、自社サービスの利用を検討してもらう機会を逃さない営業方法といえるかもしれません。

しかし、望んでもいない営業メールを定期的に送られてくることは、確認する手間が増えるだけで、迷惑でしかないと感じる担当者も多いでしょう。問い合わせフォームからの営業メールを疎ましく感じる原因の一つといえます。

アクセス解析データをかき回されるから

企業サイトにとって、自社サイトのアクセス解析データが、かき回されてしまうことは、大問題に繋がります。

アクセス解析は、自社の顧客ニーズ分析をするために、とても便利なツールです。

しかし、自社の顧客ではない人物からの頻繁なアクセスは、自社サービスの改善に対して、役に立たせることができません。アクセス解析データが正しく統計されないことで、純粋な自社の顧客を把握できないことは、企業にとってデメリットでしかないでしょう。

迷惑な営業メールを未然に防ぐ方法5選

ここからは、実際に問い合わせフォームからの、営業メール対策に有効な方法をご紹介していきます。

主に2つのアプローチ方法があります。

• これから来るかもしれない、問い合わせフォームからの、迷惑な営業メールへの対処方法
• すでに来てしまった、問い合わせフォームからの、迷惑な営業メールへの対処方法

まずは、「これから来るかもしれない、迷惑な問い合わせフォームからの、営業メールへの対処方法」について解説していきます。

プライバシーポリシーに「営業メールお断り」の文言を付ける

プライバシーポリシーに「営業メールお断り」の文言を付けておきましょう。

プライバシーポリシーに記載しているにも関わらず、問い合わせフォームから営業目的のメールが送られてきた場合、クレームを出すことができます。先手を打つことで、相手がクレームが来ることを敬遠するので、問い合わせフォームからの営業メールを激減できるでしょう。

問合せフォームの上部に「営業メールはお断りです」の文言を付ける

プライバシーポリシーと同様に、問い合わせフォームの上部に「営業メールお断り」という文言を付けましょう。

仮に、営業メール発信者が、プライバシーポリシーを見逃していたとしても、問い合わせフォームの入力前に「営業メールお断り」の文言が目に留まれば、営業メール本文の記入を断念する可能性が高まります。

問い合わせフォームに「営業権の購入に同意する」チェックボックスを設置する

問い合わせフォームの送信ボタンの直前に、「営業権の購入に同意する」チェックボックスを設置しておきましょう。

これは、「営業目的のメールである場合、料金の請求に同意します」という内容のチェックボックスです。

具体的に、営業権の購入金額を提示しておくことで、営業目的相手に対して、金銭的なリスクを背負わせることができます。

多くの問い合わせフォームからの営業は、金銭が発生してまで、営業メールを送りたいと考えている企業は少ないため、迷惑な営業メール対策に繋がるでしょう。

問合せフォームのページをnoindexにする

問い合わせフォームからの営業のほとんどは、検索からサイトにアクセスしている場合が多いです。

そのため、少しでも問い合わせフォームへアクセスする手間を増やすことができれば、問い合わせフォーム入力者の気力を阻害することに役立つ可能性があります。

noindexに設定しておけば、Googleの検索エンジンから除外されるので、問い合わせフォームからの、迷惑な営業メールの軽減に役立つでしょう。

問い合わせフォームに禁止ワードを設定する

WordPressの基本機能に、「コメント内で許可されないキーワード」という項目があります。

この機能を利用することで、問い合わせフォームで受信した内容を制限することができるようになります。

事前に登録された単語は、問い合わせフォームでも使用できないので、定型文で営業メールを送ろうとしている場合、文章を変更しなければいけなくなります。そのため、営業メール本文の変更に手間がかかるので、営業メールの送信を断念させる効果が期待できます。

すでに受信してしまった迷惑な営業メールへの対処方法3選

どんなに事前に設定していても、かいくぐって営業メールが届く場合があります。

では、すでに受信してしまった迷惑な問い合わせフォームからの営業メールは、どのように扱ったら良いのでしょうか。

対応策を具体的に、ご紹介したいと思います。

営業メールの不要・配信停止のクレームメールを出す

事前に、プライバシーポリシーや、問い合わせフォームに「営業メールお断り」の文言を付けていたり、「営業権の購入に同意する」のチェックボックスを作成しているのであれば、クレームメールを出すことは容易です。

「自社にとって、営業メールは迷惑である」ということを、きちんと相手に伝えましょう。

営業メールを出した側も、これ以上、自社の印象を悪くしたくないため、多くの場合は引き下がってくれるはずです。

手動でスパム認定する

すでに送られてきた迷惑な営業メールに対して、「スパム」として手動で認定する方法があります。

スパム認定をしておけば、以後、問い合わせフォームからの通常メールとは、別のフォルダで管理されるようになります。

「スパム」フォルダに移動しておけば、本当に対応が必要なお客様からの問い合わせメールと区別することができるようになります。「スパム」フォルダに入れておけば、迷惑な営業メール対策をする材料としても、今後も使用できます。削除せず、必ずとっておきましょう。

ブラックリストに登録する

WordPressの基本機能に、「コメントモデレーション」という項目があります。

以下の項目を登録したキーワードに該当する場合、スパムとして判断させることができます。

「コメントモデレーション」に登録できる項目

• コメントの内容
• 投稿者名
• URL
• メールアドレス
• IP アドレス
• ブラウザーのユーザーエージェント

一度受信してしまった迷惑な営業メールは、メールアドレスやIPアドレスを「コメントモデレーション」に登録しておきましょう。

「コメントモデレーション」に登録することは、ブラックリストに登録したも同然となります。「コメントモデレーション」に登録することで、同じ営業相手から、執拗な営業メールを受け取る確率を減らせるでしょう。

ただし、営業メールは、外注化していることもあるため、同一人物が営業メールを送って来るとは限らないことに注意が必要です。

まとめ：問い合わせフォームからの迷惑な営業を撃退する方法

問い合わせフォームからの迷惑な営業への対処方法は、主に2つのアプローチ方法があります。

• これから来るかもしれない、問い合わせフォームからの迷惑な営業メールへの対処方法
• すでに来てしまった、問い合わせフォームからの迷惑な営業メールへの対処方法

2つのアプローチの違いは、迷惑な営業メールを受信する「前」なのか「後」なのか？です。

すでに来てしまった迷惑な営業メールを材料にして、これから来るかもしれない、問い合わせフォームからの迷惑な営業メールを対策していきましょう。

それぞれの具体的な対策方法は、以下の通りです。

迷惑な営業メールを未然に防ぐ方法

• プライバシーポリシーに「営業メールお断り」の文言を付けて対策する
• 問合せフォームの上部に「営業メールはお断りです」の文言を付けて対策する
• 問い合わせフォームに「営業権の購入に同意する」チェックボックスを設置する
• 問合せフォームのページをnoindexにする
• 問い合わせフォームに禁止ワードを設定する

すでに受信してしまった迷惑な営業メールへの対処方法

• 営業メールの不要・配信停止のクレームメールを出す
• 手動でスパム認定する
• ブラックリストに登録する

上記の方法を実行することで、お問い合わせフォームからの迷惑な営業メールの数は激減してくるはずです。望まない営業メールへの対応時間を減らすことは、稼働時間のコスト削減だけでなく、新たなビジネスを産むための時間を創出することにも繋がることでしょう。

限りある時間を有効活用するためにも、できる限りの迷惑な営業メール対策を行っていくことが、気持ちの良いサイト運営の第一歩となるはずですよ。