メールフォームからの自動返信メールの例文・テンプレート紹介

新しく設立したサイトで、初めて自動返信メールを設定しようとしたときなど、作り方やメール内容が気になります。「どんな文章を書いたらいいんだろう…」「どうやって設定したらいいんだろう…」と、悩んでいませんか?

この記事では、自動返信メールの例文、テンプレートをシーン別に10個紹介します。また、自動返信メールが届かない原因や作り方、仕組みを解説するのでこれから利用する人は必見です。この記事を読むと、文章のイメージや、作り方がわかります。加えて、自動返信メールにはいくつかの注意点がありますので、ぜひ参考にしてください。

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目次

自動返信メールとは?メールフォームを利用した人に返信する仕組み

自動返信メールとは、メールフォームを利用した人に、自動で返信する機能です。設定したメールアドレスにメールを受信すると、メールサーバーが自動で応答し返信します。受け付けの承認や、不在時の応答に便利です。

プログラミングやメールフォームCMS、Googleフォームなどを利用することで設定できます。とても便利な半面、スパムによるサイバー攻撃が懸念されており、導入を控える企業も少なくありません。

メールフォーム作成ツールを利用すると、高セキュリティのスパム対策をかんたんに行えるため、おすすめです。また、主に無料で利用できるサービスなので、個人でも利用している人は少なくないでしょう。以下では、例文を紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

メールフォームからの自動返信メールの例文・テンプレート紹介

メールフォームからの自動返信メールの例文、テンプレートをシーン別で紹介します。当記事で紹介する例文は、以下の通りです。

  • ①休暇中を通知する例文
  • ②出張中を通知する例文
  • ③求人応募の受付完了を通知する例文
  • ④問い合わせ受付完了を通知する例文
  • ⑤会員登録の完了を通知する例文
  • ⑥セミナー申し込み完了を通知する例文
  • ⑦資料請求の完了を通知する例文
  • ⑧営業時間外を通知する例文
  • ⑨注文受付の完了を通知する例文

社内に向けた内容と、お客様に向けた内容では、詳細な情報の掲載方法を変更しましょう。スパムを受ける可能性があるためです。お客様に向けた自動返信メールで、詳細な日付などを入力してしまうと、悪質な第三者に内部情報を与えてしまいます。以下では、お客様に向けた内容の例文を解説するので、ぜひ参考にしてください。

①休暇中を通知する例文

【件名】

現在、休暇のため不在にしております

【本文】

※このメールは自動返信により送信しています。ご返信をいただいても対応できかねますことをご了承ください。

ご連絡ありがとうございます。

誠に申し訳ございませんが、現在休暇で不在にしているため、営業を再開するまでお待ちください。

〇日から営業を再開いたします。

なお、お急ぎのご用件がございましたら、お手数ではございますが弊社〇〇までご連絡くださいませ。

弊社〇〇

TEL:

受付時間:

②出張中を通知する例文

【件名】

現在、出張のため不在にしております

【本文】

※このメールは自動返信により送信しています。ご返信をいただいても対応できかねますことをご了承ください。

ご連絡ありがとうございます。

誠に申し訳ございませんが、現在出張で不在にしているため、今しばらくお待ちください。

〇営業日以内に、返信致します。

なお、お急ぎのご用件がございましたら、お手数ではございますが弊社〇〇までご連絡くださいませ。

弊社〇〇

TEL:

受付時間:

③求人応募の受付完了を通知する例文

【件名】

(会社名)お申込みありがとうございます

【本文】

〇〇様 (※コードを利用することで、名前の項目を反映する方法があります)

この度は、(会社名)にご応募いただきまして誠にありがとうございます。

応募資料をもとに、書類選考をさせて頂きます。

選考結果に関わらず、〇日以内にご連絡いたしますので、しばらくお待ちくださいませ。

④問い合わせ受付完了を通知する例文

【件名】

(会社名)お問い合わせいただきありがとうございます

【本文】

※このメールはシステムにより、自動で返信しています。ご返信をいただいても対応できかねますことをご了承ください。

改めて、担当者よりご連絡させていただきますので、今しばらくお待ちください。

以下の内容で、お問い合わせをお受けいたしました。

〇〇 様(※コードを利用することで、名前の項目を反映する方法があります)

<お問い合わせ内容>

お問い合わせ日時:年 月 日 時 分

お問い合わせ番号:

お問い合わせ内容:

お名前:〇〇 様

ご連絡先:00-0000-0000

なお、お急ぎの場合はお手数ではございますが、弊社コールセンターへお問い合わせいただきますようお願い申し上げます。

<弊社コールセンター>

TEL:00-0000-0000

受付時間:0:00~0:00

※本メールの到着より〇営業日を過ぎても弊社からのご連絡がない場合は、お手数ではございますが、確認のため弊社コールセンターにご連絡くださいませ。

⑤会員登録の完了を通知する例文

【件名】

(サイト名)会員登録完了のお知らせ

【本文】

※このメールは自動返信により送信しています。ご返信をいただいても対応できかねますことをご了承ください。

▼▼会員登録が完了しました▼▼

この度は、〇〇の会員にご登録いただき、誠にありがとうございます。

下記の内容で会員登録が完了いたしましたので、ご案内申し上げます。

〇〇様(※コードを利用することで、名前の項目を反映する方法があります)

■ご登録内容

ユーザーID:

パスワード:

ログインURL:

※ユーザーIDとパスワードはマイページにログインする際に必要となるため、本メールは忘れずに保管をお願いいたします。

お問い合わせは、弊社サポートへご連絡いただきますようお願い申し上げます。

<弊社サポート>

TEL:00-0000-0000

受付時間:0:00~0:00

※本メールに覚えのない方は、お手数ですがサポートまでご連絡をお願いいたします。

お問い合わせ【(サイトURL)】

⑥セミナー申し込み完了を通知する例文

【件名】

【(事務局名)】セミナーへのお申込みありがとうございます

【本文】

※このメールは自動返信です。ご返信をいただいても対応できかねますことをご了承ください。

〇〇様(コードを利用することで、名前の項目を反映する方法があります)

お世話になっております。

この度は弊社セミナーへのお申込みありがとうございます。

下記の内容で参加登録を受付致しましたので、お知らせいたします。

■ご登録内容

セミナー名:

セミナー詳細URL:

ログインURL:

セミナー受講料:

開催日時:

開催場所:

アクセス:

ご不明点などありましたら、お気軽に弊社〇〇までお問い合わせください。

また、当日にご持参いただく資料のデータを添付しておりますので、当日までにご確認いただけますと幸いです。

〇〇様のご来場を心よりお待ちしております。

<事務局名>

TEL:

受付時間:

⑦資料請求の完了を通知する例文

【(会社名)】資料請求についてのご案内

【本文】

※このメールは自動返信となっております。ご返信をいただいても対応できかねますことをご了承ください。

〇〇様(コードを利用することで、名前の項目を反映する方法があります)

お世話になっております。

この度は資料請求のお申込みありがとうございます。

資料は本日より〇営業日以内を目安に、下記のご住所宛てに送付させていただきます。

少々お時間を頂戴いたしますが、今しばらくお待ちくださいませ。

■資料送付先

お名前:

ご住所:

※宛先のご変更やご不明点などがございましたら、下記までお問い合わせください。

メールアドレス:

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

⑧営業時間外を通知する例文

【件名】

【(会社名)】お問い合わせありがとうございます

【本文】

※このメールは自動返信です。ご返信をいただいても対応できかねますことをご了承ください。

〇〇様(コードを利用することで、名前の項目を反映する方法があります)

お問い合わせをいただき、誠にありがとうございます。

恐れ入りますが、本日の営業時間は0:00〜0:00となっております。

お問い合わせについては、翌営業日の回答となりますことをご了承ください。

お時間をいただき恐縮ではございますが、今しばらくお待ちくださいませ。

なお、緊急の場合は下記までご連絡くださいませ。

緊急連絡先:000-0000-0000

⑨注文受付の完了を通知する例文

【件名】

【(ショップ名)】ご注文を確定いたしました

【本文】

※このメールは自動返信となっております。ご返信をいただいても対応できかねますことをご了承ください。また、重要な情報を含んでいるため、お手元に商品が届くまで大切に保管してください。

■■ご注文を確定いたしました■■

※ご注文内容の確認は(ショップ名)まで直接お問い合わせください

〇〇様(コードを利用することで、名前の項目を反映する方法があります)

この度は〇〇ショップにてご注文いただき、誠にありがとうございます。

ご注文を確定いたしましたので、以下で進めさせていただきます。

土日祝日、定休日は発送を行っておりません。

翌営業日の対応とさせていただきますので、ご了承ください。

詳細は、当店の営業日カレンダーをご確認ください。

営業日カレンダー:URL

▼ご注文概要▼

ご注文番号:

ご注文受付日時: 月 日

お支払い合計金額:

▼お支払い情報▼

お支払い方法:

お支払い回数:

お支払い期限:

手数料:

▼ご注文者情報▼

お名前:

メールアドレス:

ご住所:

電話番号:

ご連絡事項:

▼ご注文金額▼

お支払い合計金額:

<内訳>

・商品合計: 

・ポイント使用: 

・ギフト合計: 

・オプション合計: 

・送料合計: 

・手数料合計: 

※すべて税込価格です。

▼お届け先・ご注文内容▼

お届け先住所:

電話番号:

配送方法:

商品名:

価格:

個数:

※ご注意事項

お客様へ販売を行うのは(ショップ名)です。

ご注文内容に関して不明な点がございましたら、下記連絡先までお問い合わせください。

<ショップ名>

TEL:

受付時間:

この度は(ショップ名)をご利用いただき、誠にありがとうございます。

今後とも(ショップ名)を宜しくお願いします。

メールフォーム作成ツールを利用するとかんたんに自動返信メールが作れる

自動返信メールの作り方は、主に以下の3つです。

  • プログラミング
  • メールフォームCMS
  • Googleフォーム

メールフォームCMSを利用することで、かんたんに自動返信メールが作れます。弊社では無料で自動返信メールの設定ができるため、ぜひお試しください。それぞれ解説します。

プログラミングで自動返信メールを設定する場合

プログラミングで自動返信メールを設定する場合、phpなどの知識が必要です。詳細な設定ができるため、自由度は高いですが、はじめから覚える人には時間がかかります。

一方、プログラミングの知識がある方は詳細な設定ができるため、コード入力による設定が主流です。詳細に設定したい場合は、プログラミングにより自動返信メールを設定しましょう。

メールフォームCMSで自動返信メールを設定する場合

メールフォームCMSで自動返信メールを設定する場合は、無料のメールフォーム作成ツールがおすすめです。かんたんに設定できるものが多く、スパム対策も万全なため、初心者はぜひ利用してみてください。

たとえば、自動返信メールのON/OFFを切り替えるだけで設定できます。一方、名前の項目を反映させる場面などでは、コードの入力が必要な場合がありますので注意が必要です。

Googleフォームで自動返信メールを設定する場合

Googleフォームで自動返信メールを設定する場合は、以下の方法をご覧ください。

  • Googleフォームをそのまま使う方法
  • アドオン(拡張機能)を使う方法
  • Google Apps Scriptを使う方法

それぞれ解説します。

Googleフォームをそのまま使う方法

Googleフォームをそのまま使う場合は、以下の手順です。

  • ①設定したいフォームの設定画面を開く
  • ②「回答」タブを開く
  • ③「メールアドレスを収集する」をON
  • ④「回答のコピーを回答者に送信」を常に表示へ
  • ⑤テスト送信

とてもかんたんに設定できるため、ぜひ参考にしてください。

Googleフォームのアドオンを使って設定する方法

Googleフォームのアドオン(拡張機能)は、Email Notifications for Google Formsを利用します。手順は以下の通りです。

  • ①Email Notifications for Google Formsをインストール
  • ②GoogleフォームでEmail Notifications for Google Formsを利用する
  • ③基本設定
  • ④文章を設定し、保存する
  • ⑤テスト送信

英語表記による設定画面なので、少々難しく感じる場合があります。

Google Apps Scriptを使う方法

自動返信メールを無制限で利用したい場合、Google Apps Scriptを使う方法がおすすめです。手順は以下をご覧ください。

  • ①Googleフォームのメール通知設定をON
  • ②スプレッドシートを作成
  • ③スクリプトエディタでコードを入力
  • ④トリガーの設定
  • ⑤テスト送信

コードの入力が必要なため、知識のない方にはおすすめできません。以下では「テスト送信したけど届かない…」という方へ、原因を解説しますので、ぜひ参考にしてください。

自動返信メールが届かない原因を5つ紹介

自動返信メールが届かない場合、以下のような原因があります。

  • メールアドレスの記入ミス
  • フィルタリングによる迷惑メール認定
  • セキュリティソフトによる迷惑メール認定
  • メールサーバーの容量が一杯になっている
  • ドメイン指定をしている場合

上記のような内容を、フォームに記載しておくことで機会損失を防げるため、ぜひ参考にしてください。

自動返信メールのメリットは業務効率化にある

自動返信メールのメリットを3つ挙げましたので、以下をご覧ください。

  • 購入や問い合わせには必要不可欠
  • 顧客満足度の向上に繋がる
  • メールの作成や返信の手間が省ける

自動返信メールのメリットは、そのまま業務効率化につながります。それぞれ解説しますので、ご覧ください。

①購入や問い合わせには必要不可欠

自動返信メールは、ECサイトでの購入ページや問い合わせには、必要不可欠なサービスです。「入力した情報は届いたかな…」という不安を取り除けるため、不要な問い合わせを防げます。

また、購入金額やお支払い方法などの確認ができるため、利便性が高いです。たとえば、ポイントを利用して購入した場合、差し引いた金額で反映されているか気になります。ユーザーが必要とする情報を入力し、自動返信メールで顧客満足度に貢献しましょう。

②顧客満足度の向上に繋がる

自動返信メールは、先述したように、顧客満足度の向上に繋がります。送信してすぐに、必要な情報が届くためです。イレギュラーな質問でない限りは、自動返信メールにより業務効率化ができます。

定型文で補える内容のものは、自動返信メールを使うことでスムーズに対応しましょう。一方で、情報が不足していると不要な問い合わせが増えてしまうため、注意が必要です。

③メール作成の手間を省略できる

自動返信メールは、メール作成の手間を省略できるため、業務の時間を短縮できます。また、誤字脱字を都度気にしなくてすむため、とても便利です。同じ内容のメールを返信している場合など、自動返信メールを使うことでスムーズに業務を効率化できます。

回答する内容が同じ場合などはFAQを設けたり、自動返信メールで対応したりすることで顧客満足度を向上させましょう。一方で、自動返信メールにはデメリットがありますので、以下にて解説します。

自動返信メールのデメリットは例外に対応できない点にある

自動返信メールのデメリットを以下3つ挙げましたので、ご覧ください。

  • イレギュラーな質問に対応できない
  • スパムの対象になる場合がある
  • メールの内容を考えるのに時間がかかる

自動返信メールのデメリットは、例外に対応できない点にあります。以下でそれぞれ解説しますので、ご覧ください。

①イレギュラーな質問に対応できない

自動返信メールは、イレギュラーな質問に対応できないため、問い合わせに対して迅速な処理が必要です。すぐに対応できない場合は「〇営業日以内に返信します」と期日を設けておきましょう。

また、急ぎの場合に対応できる電話番号を記載しておくことで、機会損失を防げます。自動返信メールで対応できるのは、あくまでも定型文で処理できる文面によるものです。

②スパムの対象になる場合がある

自動返信メールは、スパムの対象になる場合があるため、内容は必要最低限にしましょう。社内への自動返信メールでは詳細な情報を記載しても問題ありませんが、対象が社外となると、危険性が高いです。

たとえば、部署や氏名、返信期日などを詳細に記載してしまうと、悪質なユーザーからスパムを受けてしまう可能性が高まります。なぜなら、活用しているアドレスであると判断されてしまうからです。

一度スパムを受けると、メールの削除に時間を費やしたり、最悪の場合ウィルスによるダメージを受けたりします。メールの内容は熟考した上で、設定しましょう。

③メールの内容を考えるのに時間がかかる

先述したように、スパム対策を考慮すると、メールの内容を考えるのに時間がかかります。どのような文章にしたらいいかわからない場合は、ぜひ当記事を参考にしてください。

しかしながら、案件に応じて顧客満足度を向上させるための情報や、表記の方法は違います。ネット上にある例文やテンプレートを土台にして、文章を構成しましょう。以下では、自動返信メールの注意点を解説します。

自動返信メールは取り扱いに注意が必要

自動返信メールの注意点を3つ挙げましたので、以下のリストをご覧ください。

  • 担当者を決めて対応する必要がある
  • 問い合わせフォームの返信は文章に気をつける
  • スパム対策を万全にしてから自動返信メールを設定しよう

それぞれ解説します。

①担当者を決めて対応する必要がある

返信には通常、期日を設けるため、規模に応じて担当者を決めましょう。自動返信メールの内容に「電話番号を記載してるから大丈夫」と安心してしまうと、機会損失に繋がります。

なぜなら電話よりも、テキストの方が要件を伝えやすいことがあるためです。たとえば、得たい情報に数字が含まれる場合、口頭で説明されるとすぐに忘れてしまう場合があります。

②問い合わせフォームの返信は文章に気をつける

問い合わせフォームの自動返信メールにおける文章は、気をつけたいところです。丁寧な文面であればあるほど、誠意が伝わります。また、必要な情報が掲載されていれば顧客満足度を向上させられるでしょう。

たとえば、返信期日が設けられていない返信メールでは、いつ返信がくるかわからないため機会損失に繋がります。さらに文面が雑であったり、誤字脱字が目立つ内容では信用できない会社と判断されるため、危険です。

③スパム対策を万全にしてから自動返信メールを設定しよう

スパム対策を万全にしてから、自動返信メールを設定しましょう。メールフォームにおけるスパム対策とは、さまざまです。以下をご覧ください。

  • SSLによる暗号化
  • チェックボックスや必須項目の設置
  • アクセス制限の設定
  • reCAPTCHAの設置

上記のような設定は、メールフォーム作成ツールに組み込まれているため、とてもおすすめです。

まとめ

ここまで、自動返信メールの例文やテンプレート、作り方からメリットやデメリットを解説しました。重要なポイントは、ユーザビリティを損なわずスパム対策を講じることです。

スパム対策を恐れて、自動返信メールを設定しない企業もあります。それほど、自動返信メールの内容に熟考する必要があるということです。一方で、自動返信メールは顧客満足度を向上することで、機会損失を防ぐことができます。

スパム対策を万全にしてから、自動返信メールを設定しましょう。また、文章に悩んでいる際は、ぜひ当記事の例文・テンプレートを参考にしてください。

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